Welche Tools verwenden wir, die unser Unternehmen reibungslos weiterlaufen lassen
Egal, ob digitales Unternehmen oder nicht, in der momentanen Situation versucht jeder seinen beruflichen Alltag so gut es geht mittels verfügbarer Softwaretools zu überbrücken. Als Softwareunternehmen waren wir bis vor wenigen Jahren noch als komplettes Remote-Team, also gänzlich ohne physisches Büro, in unterschiedlichen Zeitzonen verteilt. Auch jetzt, wo wir wieder zusammen in einem Büro arbeiten, versuchen wir unseren Büroalltag, Home-Office Situation, usw. mittels sämtlicher zur Verfügung stehender Softwaretools so reibungslos und effektiv wie möglich zu gestalten.
Die aktuelle Corona-Situation wollen wir nutzen, um unsere wichtigsten Tools näher zu beschreiben und zu erklären, und um zu veranschaulichen, wie diese Tools nicht nur in Ausnahmesituationen, wie den gegenwärtigen, sondern auch in einem hoffentlich bald wieder einkehrendem Alltag, helfen können, effektiver zu arbeiten.
Kommunikationstools:
Slack ist die Zentrale, über die die gesamte Kommunikation bei uns im Team läuft. Fragen, Updates sowie privater Austausch finden bei uns mehrheitlich über Slack statt, sodass jeder Mitarbeiter, egal ob bei im Büro oder aus dem Home-Office, jederzeit nachlesen kann was gerade passiert und welcher Kommunikationsaustausch stattfindet oder stattgefunden hat. In derzeit 26 zur Verfügung stehenden unterschiedlichen Kanälen kann man themenzugehörig Fragen posten, sich über neue Trends unterhalten, oder auch über private Ereignisse oder Geschehnisse berichten,
Online-Meetings sowie unsere wöchentlichen Team-Meetings finden in der Regel über eines der folgenden Tools statt. Lange waren wir zufriedene User von Skype, das zahlreiche Möglichkeiten für die Abhaltung reibungsloser Online-Meetings zur Verfügung stellt. Momentan sind wir allerdings dabei Tools wie Whereby oder Zoom zu testen, zumal diese Tools in ihrem Handling, insbesondere in der Kommunikation mit Kunden, etwas einfacher ausgestaltet sind. Vorteile von den letztgenannten Tools sind unter anderem, dass diese Tools ganz einfach über den Browser benutzt werden können, ohne sich vorab ein Kundenkonto anlegen zu müssen oder ein Programm herunterladen zu müssen.
Für unser Projektmanagement, das Messen von Zielen und unsere Notizen verwenden wir:
Sämtliche Notizen, die je nach Projekt oder für das gesamte Team abrufbar sein sollen werden über Evernote mitgeschrieben und untereinander geteilt. Darin werden auch Beschlüsse und Ziele umfangreicherer Meetings, die wir quartalsmäßig durchführen, detailliert vermerkt.
Um unsere technische Weiterentwicklung im Blick zu haben, verwenden wir Trello. Wir verwenden ein agiles Projektmanagement, weswegen ein flexibles Tool wie Trello für uns notwendig ist. Jeder kann zu jeder Zeit nachsehen, welche neuen Features und Projekte für das aktuelle Monat geplant sind, welche diese Woche durchgeführt werden und was auf unserem Backlog, also unserer To-do-Liste, offen ist. Diese Tasks werden priorisiert und und zeitlich eingeschätzt, sodass sich dadurch jeweils eine Entwicklungs-Roadmap ergeben sollte.
Todoist ist unser neuestes Tool. Wir verwenden es insbesondere um Nicht-Entwicklungsprojekte zu managen und unsere persönlichen To-dos zu verwalten. Es bietet eine Vielzahl an Shortcuts, die es einem erlauben ganz einfach ein gewünschtes To-do anzulegen, wöchentlich zu wiederholen, oder mit anderen Leuten im Team zu teilen.
Zu Beginn erscheint es etwas kompliziert und unübersichtlich, mit der richtigen Verwendung der Etiketten, Projekte & Ansichten ist aber eine sehr übersichtliche Darstellung möglich.
Um unsere quartalsmäßigen Ziele auf wöchentlicher Basis darzustellen, sodass wir daraus wöchentliche Ziele & Tasks für uns bestimmen können, verwenden wir ganz klassisch Google-Sheets. Die Tasks & Ziele werden in unserem wöchentlichen Call jeden Montag besprochen und nach Beendigung der Arbeitswoche in einem designierten Kanal in Slack gepostet. So versuchen wir möglichst zielorientiert zu arbeiten, zudem soll auch jedem Mitarbeiter bei uns im Team veranschaulicht werden, wie er oder sie täglich dazu beitragen kann, gemeinsam das gesteckte Ziel zu erreichen.
Time-Management:
Weder haben wir bei naos einen beschränkten Urlaubsanspruch für unsere Mitarbeiter von 25 Tagen vorgesehen, noch kontrollieren wir, ob unsere Mitarbeiter wöchentlich tatsächlich die vereinbarten Stunden erreichen.
Wir legen viel mehr Wert darauf, dass unsere Mitarbeiter die gesteckten Ziele verstehen und gemeinsam mit uns daran arbeiten, diese zu erreichen. Wir wollen es unseren Mitarbeitern näher bringen, wie sie zur Erreichung unserer Zielen beitragen können und bekommen deshalb nicht Task für Task vorgegeben, was sie wann und wie erreichen müssen. Sollten diese Ziele aber durch eine effektive Arbeitsweise und ein besonderes Engagement schneller erreicht werden, ist es und wichtig unsere Mitarbeiter auch entsprechend zu belohnen. Es hat somit jeder selbst in der Hand, seine Work-Life-Balance zu gestalten.
Um aber auch im Nachhinein feststellen zu können, welches Projekt rentabel war und welches nicht, verwenden wir ein Tool namens Timr, bei dem Mitarbeiter Projektzeiten messen. Mithilfe dieses Tools wollen wir nachvollziehen wie viel Zeit in ein Projekt, einen Task, etc. geflossen ist.
Uns ist wichtig zu betonen, dass wir Timr nicht dafür verwenden, um die Arbeitsweisen unserer Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern vielmehr dafür, um einschätzen zu können, ob Projekte weiter verfolgt werden sollen oder nicht. Unsere Mitarbeiter sollen ausschließlich an der Zielerreichung und dem damit verbunden Hustle gemessen werden.
Honorable Mention:
Auch wenn dieses Tool nicht zwingend eine Remote-Team unterstützt, will ich mein absolutes Lieblingstool während der Arbeitszeit aber nicht vorenthalten. FlyCut lässt Mac-User (bei Windows ist dies bereits als Clipboard Manager vorinstalliert) mehrere Sachen kopieren und auch einfügen. Somit muss man nicht für jede Kopie Fenster wechseln, sondern kann bis zu 99 Sachen in seinem Clipboard speichern und nachher ganz einfach wieder einfügen.
Wir hoffen, dass diese Tools dabei helfen können, den Arbeitsalltag so effektiv wie möglich zu gestalten, egal ob als Remote-Team, teilweise verteiltes Team oder Büro-Team.
Wie immer freuen wir uns sehr über Anmerkungen und Fragen, die sich aus unserem Artikel ergeben. Solltet ihr Interesse an einem der Tools haben, helfen wir natürlich sehr gerne weiter, was die Installation und die Umsetzung betrifft.
Schreibt uns einfach an [email protected].